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Willkommen bei CyCOM

Wir sind ein IT Systemhaus und helfen Ihnen seit über 20 Jahren mit kompetenter Beratung in allen Bereichen der Informationstechnik. Unsere Kunden sind kleine und mittelständige Unternehmen aus unterschiedlichen Bereichen. Hierzu zählen Medizintechnik, Handel, Produktions und Dienstleistungsbetriebe sowie Freiberufler.

Als Dienstleister verstehen wir uns als externe IT-Abteilung Ihres Unternehmens oder übernehmen als Outsourcing Partner einzelne Bereiche um Ihnen den Rücken für Ihr Kerngeschäft freizuhalten. Wir entwickeln auch proaktiv Vorschläge, wie sich Ihre gesamte IT-Umgebung effizienter gestalten und zukunftssicher aufstellen lässt. Als Spezialist für IT-Support, IT-Sicherheit, IT-Infrastruktur und Cloud Lösungen bieten wir Ihnen für alle Anforderungen die passende Lösung.

Für uns als Systemhaus ist es dabei ein sehr wichtiges Ziel zu verstehen, wie Sie Ihr Geld verdienen, um so Ihren Bedarf optimal ermitteln zu können und abgestimmte Lösungen zu liefern. Nur so entwickeln wir uns vom Kostenlieferanten zum Wertschöpfungstreiber Ihres Unternehmens.

Unser Ziel ist es, dem Kunden Komplettlösungen, abgestimmt auf die individuellen Bedürfnisse zur Verfügung zu stellen.

Gerne unterstützen wir Sie bei Fragen rund um dieses wichtige Thema und der passenden Software.

Im Detail erfahren Sie hier:

  • weshalb die E-Mail Archivierung von so großer Bedeutung ist.
  • von dem Widerspruch zwischen der GDPdU und dem Postgeheimnis.
  • das Wichtigste über unsere E-Mail Archiv Lösung

     

Wichtige Gründe für die E-Mail Archivierung

Weshalb ist die E-Mail Archivierung von so großer Bedeutung für Ihr Unternehmen?
Die wichtigsten Gründe dafür sind:

1. Datenverlust und Datenmanipulation vorbeugen
E-Mails sind unternehmenskritische Informationsträger. Es gilt diese vor Verlust oder Manipulation zu schützen. Die Sicherheit der unternehmenseigenen Daten ist für die Verantwortlichen im Unternehmen von größter Bedeutung. Nicht selten wird das einem erst im Ernstfall so richtig bewusst – dafür dann umso deutlicher.

2. Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen
Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (kurz GDPdU) verpflichten Unternehmen dazu, alle steuerrelevanten Daten in maschinell auswertbarer Form vorzeigbar aufzubewahren. Das betrifft auch E-Mails und deren Anhänge. Weitere Anforderungen ergeben sich aus der Abgabenordnung (AO) sowie aus dem Handelsgesetzbuch (HGB). Es drohen empfindliche Sanktionen, wenn Unternehmen die gesetzlichen Anforderungen nicht erfüllen.

"Wie das Bundesfinanzministerium aufzeigt, gibt es sogar mehrere Sanktionsmöglichkeiten. Je nach den Umständen im Einzelfall kommen z.B. Bußgeld, Zwangsmittel oder eine Steuerschätzung in Betracht. Die Finanzverwaltung kann ein Zwangsgeld von bis zu 25.000 € festsetzen."
Quelle: Rechtsanwalt Dr. Kevin Grau,

3. Entlastung für den Exchange Server
Das tägliche E-Mail Volumen steigt. Kontinuierlich. Der „Email Statistics Report, 2014-2018“ (Quelle) geht von einer jährlichen Steigerung von 7 % im B2B aus. Somit verdoppelt sich das Volumen in 10-11 Jahren. Die Studie prognostiziert, dass im Jahr 2018 täglich 139,4 E-Mails pro Person anfallen. 2014 waren es noch 108,7.

Das wird zu einer echten Belastungsprobe für den Exchange Server. Und erst recht für Outlook. Die Performance von Outlook (vor allem die Suche) lässt ab einer Postfachgröße von 10 GB bereits spürbar nach. Wesentlich stärker wirkt sich die Anzahl der Elemente in einem Ordner auf die Performance aus. Es gilt, die produktiven Systeme durch Auslagerung zu entlasten. Im Idealfall enthält das Produktivsystem nur diejenigen Daten, die im täglichen Business – zumindest jedoch mit einer gewissen Regelmäßigkeit – benötigt werden. Daten auf die nur sporadisch zugegriffen wird wandern in das Archiv.

Wer hat das größte Postfach?

Neugierig? Dann führen Sie dieses Command-Let in der Exchange Management Shell aus. Es verrät Ihnen die 10 Benutzer mit den größten Postfächern und zeigt Größe, sowie Anzahl der darin enthaltenen Elemente an.

Get-Mailbox | Get-MailboxStatistics | Sort-Object TotalItemSize -Descending
| Select-Object DisplayName,ItemCount,TotalItemSize -first 10

Widerspruch zwischen der GDPdU und dem Postgeheimnis
In der Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums (GDPdU) wird definiert, dass "steuerlich relevante Dokumente" zu dokumentieren und abzusichern sind. Das betrifft entsprechend E-Mails genauso wie "normale", postalische Dokumente (z.B. Rechnungen). Nun, die Frage ob ein Dokument steuerlich relevant ist oder nicht, entscheidet im Zweifel das Finanzamt. In letzter Konsequenz bedeutet das für Unternehmen, die Verpflichtung alle eingehenden und ausgehenden E-Mails zu archivieren. Auch private, von Mitarbeitern versendete oder empfangene E-Mails, würden somit automatisch im Archivsystem landen.

Hier fangen die Probleme an! Dieser Vorgang könnte das Postgeheimnis verletzen, welches als Grundrecht im Artikel 10 des Grundgesetztes verankert wurde. Das muss bei der Implementierung eines E-Mail Archivsystems zwingend berücksichtigt werden. Aus der Praxis wissen wir, dass manche Unternehmen dies über vertragliche Vereinbarungen, die privaten E-Mail Verkehr ausschließen, regeln. Strenggenommen ist aber auch das nicht 100 % sicher. Sie können nicht ausschließen, dass ein außenstehender (unwissend, er kennt die Vereinbarung ja nicht) einem Mitarbeiter eine private E-Mail schickt. Sie sehen schon, die Angelegenheit ist etwas verzwickt. Ziehen Sie im Zweifel einen Experten (Fachanwalt, Steuerberater) zu Rate.

Software zur E-Mail Archivierung
Die Software zur E-Mail Archivierung ist ein System, welches die gesetzlichen Anforderungen erfüllt und den Exchange Server dauerhaft entlastet.

Oben sehen Sie die Desktop Anwendung. Hier ist der Administrator angemeldet, der Zugriff auf alle Funktionen und Archive hat. Der Anwender sieht eine "abgespeckte" Version, die für ihn auf das Wesentliche reduziert ist.


Outlook Integration
Direkte Integration in Outlook über die Toolbar. Der Anwender startet die Software zur E-Mail Archivierung aus Outlook heraus. Die Toolbar kann individuell angepasst werden. Sie legen fest ob der Anwender die Desktop-Anwendung oder das Web-Interface startet. Oder Sie bieten ihm über eine zusätzliche Schaltfläche beides an. 


  

Web Interface
Seit Version 3.x steht das neue Web-Interface zur Verfügung. Es ermöglicht einen client- und ortsunabhängigen Zugriff auf die Archive. Alles was der Anwender benötigt ist ein Browser. Die Software zur E-Mail Archivierung ist damit bestens gerüstet für Multi-Client-Umgebungen.


      

Was unterscheidet unsere eingesetzte Lösung von anderen Systemen?
Im Kern erfüllen alle modernen E-Mail Archiv Systeme die Mindestanforderungen (Revisionssicherheit) an die E-Mail Archivierung – die einen besser, die anderen anders. In zwei wesentlichen Punkten unterscheidet sich die Software von anderen Systemen:

1. Die Art der Archivierung – Software zur E-Mail Archivierung archiviert nach Benutzer und Jahr.

Die Archivierung und Speicherung von Daten erfolgt Benutzerbezogen nach Jahren. Zu jedem Archiv gibt es auf dem Datenträger einen unveränderbaren Storage (Datenspeicher, .cis Datei), sowie einen Index (.cii Datei).

Technisch gesehen ist die Archivierung dadurch etwas aufwendiger. Diese "Investition" zahlt sich später mehrfach aus. So bringt es enorme Vorteile bei der Wiederherstellung von E-Mails. Der Zugriff erfolgt selektiv auf die betroffenen Storages.

In Anbetracht der stetig steigenden Datenmengen noch wichtiger ist, dass Sie Archive – deren Aufbewahrungsfristen verstrichen sindgezielt entfernen oder auf Langzeitdatenträger verschieben können. So halten Sie das benötigte Speichervolumen im Zaum.

Sie haben die volle Kontrolle sowie einen direkten Zugriff auf Ihre Daten - ohne Umwege über Datenbanken oder sonstige Zusatzkomponenten. Hinzu kommt, dass die Archive absolut transportabel sind. Sie können einem Anwender seine Archive beispielsweise auf einem USB Stick mitgeben.

2. Umgang mit persönlichen E-Mails – höchste Flexibilität

In der Software zur E-Mail Archivierung wurde ein ausgeklügeltes Verfahren entwickelt um private E-Mails von der Archivierung auszuschließen und so dem oben beschriebenen Widerspruch zwischen GDPdU und Postgeheimnis entgegenzuwirken. Soweit uns bekannt, ist es derzeit das einzige System welches Ihnen diese Möglichkeiten im Umgang mit privaten E-Mails bietet .

Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Nutzen Sie unser Expertenwissen zum Thema E-Mail Archivierung! Wir beraten Sie gerne und beantworten Ihre Fragen.

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