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In nahezu allen Unternehmen hat die Email den Status des bevorzugten Kommunikationsmediums und hat damit Faxe und Briefe längst hinter sich gelassen. Kundenanfragen, Angebote, Rechnungen, Verträge und viele andere tägliche Vorgänge laufen zu einem Großteil über Email. Auch für die Kommunikation und Abstimmung zwischen Mitarbeitern, mit Dienstleistern und Lieferanten ist die schnelle elektronische Post oft das Mittel der Wahl. Daher ist Emailarchivierung für Unternehmen eine zwingende Notwendigkeit geworden und sollte auch bei Ihnen Thema sein.

 

Geltende rechtliche Anforderungen können nämlich nicht mehr ohne ein Archivierungssystem erfüllt werden. Leider ist gerade dieser rechtliche Aspekt der Archivierung sehr komplex und von zahlreichen Grauzonen geprägt, mit dem es sich auseinander zu setzen gilt. Es empfiehl sich eine Beratung im Beisein des Steuerberaters oder Rechtsanwalts des Unternehmens vorzunehmen, um hier auch eine Absicherung zu haben. Neben den rechtlichen Hintergrund bietet die Archivierung aber auch zahlreiche technische und wirtschaftliche Vorteile, die für den Einsatz einer solchen Lösung sprechen. Hier sollte in erster Linie Ihrer Beratungsleistung ansetzen.

Folgende Punkte sollten auf jeden Fall beachtet werden:

 

Ist die Revisionssicherheit von Emails gegeben?

Die rechtlichen Anforderungen zur Email-Archivierung sehen vor, dass Emails nicht nachträglich verändert werden können und die Echtheit der Emails inklusive aller Anhänge einwandfrei nachgewiesen werden kann.

 

Wie sollten Emails archiviert werden?

Um Emails wirksam vor dem Zugriff unbefugter Dritter zu schützen, sollten sie ausschließlich verschlüsselt archiviert werden.

 

Gibt es Suchoptionen für archivierte Emails?

Gute Email-Archiv-Systeme sorgen mit leistungsfähigen, intelligenten Suchfunktionen dafür, dass die gewünschte Mail schnell und bequem wiedergefunden und zur Verfügung gestellt werden kann.

 

Wie hoch ist der administrative Aufwand im laufenden Betrieb?

Das Email-Archiv sollte sich weitgehend selbst verwalten und die notwendigen Prozesse soweit wie möglich automatisiert ablaufen.

 

Wie lange müssen Emails aufbewahrt werden?

Die Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus dem Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB) und der Abgabenordnung (§ 147 AO):

  • Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen sowie Buchungsbelege müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden.
  • Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, müssen sechs Jahre lang aufbewahrt werden.

 

Was muss archiviert werden?

Diese Frage beantwortet §147 der Abgabenordnung:

  • Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisations-Unterlagen,
  • die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe,
  • Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
  • Buchungsbelege und sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. Dazu gehört jegliche Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird. Beispiele sind Rechnungen, Aufträge, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge. Dies gilt auch dann, wenn diese per Email versendet werden.

 

Wer trägt die Verantwortung?

Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Umsetzung der rechtlichen Anforderungen zur Aufbewahrung von Emails liegt bei der Geschäftsführung eines Unternehmens. Kommt diese ihrer Pflicht nicht nach, drohen in schweren Fällen sogar Freiheitsstrafen.

 

Mit welcher Software können Emails archiviert werden?

Mit ELO XC, der serverbasiserten Email Archivierung können Sie alle ein- und ausgehenden Emails automatisch dem dazugehörigen Vorgang (z.B. Rechnung, Projekt, Kreditor) zuordnen und erfüllen erst damit die gesetzlichen Anforderungen:

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