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Die Informationsflut nimmt immer mehr zu, wer kennt das nicht?

Wir zeigen Ihnen Chancen und Möglichkeiten des digitalen Dokumentenmanagements. Dabei wird besonders auch auf das Thema rechtliche Grundlagen für das digitale Archivieren von Dokumenten, sowie dem Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung im Rahmen der Betriebsprüfung eingegangen.

 

Täglich erreichen Ihr Unternehmen eine Vielzahl unterschiedlicher Dokumente wie Rechnungen, Emails, Briefe, Faxe und viele Arten von digitalen Dokumenten. Die wichtigen Information daraus zu selektieren, eine schnellen und einfachen Zugriff darauf zu gewährleisten und die Dokumente rechtssicher zu Archivieren ist Aufgabe eines Dokumentenmanagementsystems. Unsere Lösung für diese Aufgabe ist das Softwaresystem ELO, dass individuell an Ihre Bedürfnisse angepasst werden kann.

 

Immer wieder erreichen uns Fragen zum Thema rechtlicher Grundlagen bei digitaler Archivierung von Dokumenten. Wir möchten wir hier die wichtigsten Punkte erläutern. Auch das Bundesministeriums für Finanzen hat bereits zu diesem Thema Stellung bezogen und einen FAQ Katalog zusammengestellt, am Ende des Newsletters finden Sie einen Link zum diesem.

 

Bereits seit dem 01.01.2002 hat die Finanzverwaltung das Recht, auf Ihre mittels Datensystemen erstelle Buchführung zu Prüfzwecken zuzugreifen. Dabei wird zwischen dem unmittelbaren, dem mittelbaren und der Datenträgerüberlassung unterschieden. Der Prüfer entscheidet jeweils vor Ort welche Art des Zugriffs erfolgen soll. Ein Online Zugriff jedoch ist ausgeschlossen. Sie werden auch niemals dazu aufgefordert, insbesondere nicht in Emails. Beim unmittelbaren Zugriff müssen Sie dem Prüfer Zugang zu Ihrem System verschaffen, er prüft dann live vor Ort, beim Mittelbaren Zugriff werden Ihre Daten maschinell ausgewertet. Bei der Datenträgerüberlassung haben Sie die Pflicht, dem Prüfer die geforderten Daten auf z.B. USB Stick, externer Festplatte, CD, u.a. bereit zu stellen. Der Prüfer hat ebenfalls das Recht, Zugriff auf die Stammdaten zu erhalten. Es genügt nicht, vorgefertigte Reports vorzuhalten.

 

Dies alles bedeutet für Sie, dass Sie Ihre digitalen Daten nicht nur über den Zeitraum von 10 Jahren aufbewahren müssen, sondern auch in dieser Zeit die Möglichkeit des Zugriffes auf die Daten Vorhalten müssen. Probleme des Praxis ohne Dokumentenmanagement Systems sind z.B. neuere Softwareversionen von Programmen, die auf die Daten nicht mehr Zugreifen können, nicht mehr vorhandene Laufwerke wie z.B. Diskettenlaufwerke,.. .In einem Dokumentenmanagement Systems hingegen werden die Daten sicher Aufbewahrt und das System ermöglicht auch den Zugriff nach Jahren.

 

Desweiteren geht aus dem FAQ Katalog hervor, dass Digitale Daten in Ihrer ursprünglichen digitalen Form aufbewahrt werden müssen. So muss z.B. ein Word Dokument auch als solches aufbewahrt werden eine Konvertierung als PDF Datei würde nicht mehr als Original gelten.

 

Hingegen gelten gescannte Dokumente, z.B. eine per Post erhaltene Rechnung, die als PDF gescannt wurde, dann als Original. Dazu heißt es wörtlich:" Wenn der Steuerpflichtige aufbewahrungspflichtige Unterlagen aus der „Papierwelt“ in eine elektronische Ausgabeform überführt, treten die digitalisierten Daten damit an die Stelle der Originale. Siehe hierzu auch BFH-Beschluss vom 26. September 2007, I B 53, 54/07, Bundessteuerblatt 2008 Teil II S. 415."
      

Hier liegt für Sie die Chance, Ihre Archiv bestehend aus Räumen, mit Schränken voller Akten deutlich zu reduzieren und den Platz produktiv zu nutzen, da Sie nicht mehr verpflichtet sind Papier aufzubewahren. Gleichzeitig können sie Ihre Produktivität steigern, da der Zugriff auf alle in Ihrem Archiv gespeicherten Daten, schnell und einfach über digitale Suchfunktionen mit Volltextsuche erfolgt. Selbstverständlich bietet das System dabei die Möglichkeit, verschiedenen Benutzern verschiedene Rechte einzuräumen.

 

Ebenfalls sehr interessant ist die Aussage zu Elektronischen Kassensystemen. "Elektronische Registrierkassen sind Bestandteil des DV-Systems im Sinne des § 147 Abs. 6 AO. Bei den in der Registrierkasse gespeicherten Daten handelt es sich deshalb um Daten, die dem Einsichtsrecht nach dieser Vorschrift unterliegen."  Die bedeutet, dass Daten aus Elektronischen Kassen ebenfalls digital archiviert werden müssen.

 

Weitere Interessante Möglichkeiten sind das einstellen von Workflows mit Überwachungs- und Steuerungsfunktionen, automatische Wiedervorlagen, z.B. für auslaufende Verträge und die optionale Anbindung von mobilen Endgeräten, wie z.B. Smartphone, die Ihnen von überall den sicheren Zugriff auf Ihr Archiv gewährleisten.

 

Für Betriebe die die Anforderungen der „GDPdU“ nicht erfüllen lauert die Gefahr Sanktionen in Form von Busgeldern, Zwangsmitteln und Verzögerungsgeldern.

 

Die Firma CyCOM ist ihr Ansprechpartner für professionelle Dokumentenmanagement Systeme. Wir beraten sie gerne, planen und setzen die Einführung eines solchen Systems um. Darüber hinaus bieten wir individuelle Support und Wartung für Ihr System.

 

Hier finden Sie den FAQ Katalog des Bundesministeriums für Finanzen

 

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